LE PROCESSUS EN 3 PHASES
La démarche de conduite du changement suit un processus en 3 phases qui en constitue la structure méthodologique. Cette structure comprend des outils et des évaluations issus de la recherche scientifique ainsi que des modèles adaptables à chaque cas de transformation. Les responsables de gestion du projet et de la conduite du changement piochent selon le cas dans ces outils et modèles afin d’initier les activités dont ils ont la charge.
Ces trois phases sont :
Phase 1 : Préparer le changement
Phase 2 : Conduire le changement
Phase 3 : Renforcer le changement
Adossée à 10 recherches longitudinales de plus de 20 ans sur les meilleures pratiques chez plus de 2000 entreprises et 6000 répondants sur les 5 continents, Prosci met à jour tous les deux ans sa méthodologie, ses outils, ses modèles et systèmes d’évaluation, sur la base des résultats du rapport de l’étude de référence (2018 en l’occurence).
Cela permet à chaque entreprise de suivre le rythme et l’évolution des pratiques propres à sa catégorie.
Dans cette phase l’équipe de gestion du projet et celle du Change Management se penchent sur la conception des plans de gestion du changement. Il est crucial dans cette phase de bien comprendre à quoi on est confronté.
L’équipe de conduite du changement peut ainsi aider à mieux prendre conscience des enjeux et des risques de ce changement par :
* l’évaluation du changement lié au projet, des risques et de leurs criticités, les équipes et nombres d’employés impactés, l’étendue du changement par rapport à l’état actuel…
* l’évaluation de l’organisation: ses attributs en termes de système de valeurs, capacité de changement, styles de leadership et répartition des pouvoirs, effets secondaires des changements passés, caractéristiques intrinsèques de ses ressources humaines ainsi que leurs prédispositions au changement…
Les livrables de cette phase sont :
* Les caractéristiques et profil du changement
* Les attributs organisationnels
* Le Prosci Change Triangle
* La structure de l’équipe de conduite du changement
* L’évaluation, la structure et les rôles des sponsors
* L’évaluation de l’impact
* La stratégie de gestion du changement
Grâce aux informations collectées et analysées dans la première phase, l’équipe de conduite de changement conçoit des plans, leviers d’action de la deuxième phase. Ces leviers/plans déclinés sur 5 niveaux, vont permettre de faire évoluer les hauts et moyens potentiels impactés par le changement dans le modèle ADKAR, en respectant les spécificités et les vitesses d’acceptation et d’adoption propres à chaque individu.
Les 5 leviers/plans d’action sont :
Plan de communication
Il s’agit de répondre aux questions que les employés se posent. Contrainte majeure : Garantir la transmission du bon message, au bon moment, par le meilleur émetteur via le meilleur canal. La qualité de l’émetteur et le moyen de transmission sont en effet cruciaux.
Feuille de route des sponsors
La recherche Prosci démontre que les facteurs prépondérants dans le succès des changement sont liés au sponsor du changement. Visibilité, activité et capacité à construire la coalition du changement restent les maitres mots dans le comportement des grands leaders du changement. Cette feuille de route est le guide du sponsor vers le succès de son projet.
Plan de coaching
Les managers de proximité sont les éléments clés d’un changement réussi. Confronté à un double défi : réussir leur transition individuelle tout en assurant la transition individuelle de chaque membre de leurs équipes. Ils sont en effet, selon la recherche, les émetteurs de prédilection de tous les messages qui concernent le désir individuel de changement dans les équipes. Pour cela, ils doivent être soutenus et dotés des outils nécessaires à ce challenge inhabituel. Ce plan s’attache à les accompagner individuellement et en groupe dans ce travail de développement personnel et de résilience d’équipe. Coaching individuel et de groupe sont donc au rendez vous.
Plan de formation
Se rapproche des techniques classiques d’ingénierie de formation. Techniques qui restent cependant indigentes si cette ingénierie n’est pas corrélée et couplée aux exigences issues du modèle ADKAR de chaque individu (adopteur précoce, hésitant, voile, ancre, résistant, ultra résistant..) en vue d’éviter les investissement contre productif, d’assurer la transition dans les meilleurs délais et dans la parfaite compréhension des enjeux.
Plan de gestion des résistances
Toute tentative de sortir un individu de sa zone de confort entraine une résistance naturelle. Ce levier permet d’anticiper et atténuer cette résistance au changement. Mieux gérer cette réaction prévisible revient à être moins enclin à l’usage la gestion réactive des résistances, mais plutôt une gestion proactive, qui dépendra de la qualité du travail de la phase 1 et une partie de la phase 2. La résistance peut être évitée ou, du moins, son impact sur le projet peut être fortement minimisé. une panoplie d’outils développés dans ce sens par Prosci, est à votre disposition.
Une phase souvent négligée mais très critique du processus de changement, est le maintien de ce changement.
La troisième phase aide les équipes de projet et de changement à développer un mécanisme pour mesurer dans quelle mesure le changement s’installe. De nouveaux comportements sont nécessaires et de nouvelles compétences sont nécessaires. Il est important d’identifier et de corriger les lacunes si elles se produisent.
Dans cette phase:
- Les changements de comportement sont mesurés
- Des plans d’actions correctives sont élaborés
- Des mécanismes de renforcement sont mis en place
- Le travail acharné des individus ou des groupes est reconnu
- Le succès est célébré
- Les efforts de gestion du changement sont capitalisés pour les projets futurs
